Oleh: Jamilatun Heni Marfu’ah
(Koordinator POKJA GBL IGTKI)
Sebuah refleksi akhir tahun sering kali menjadi titik balik. Bagi kami, momen ini
menandai pergeseran fokus fundamental. Seiring dengan pertumbuhan signifikan, baik
peningkatan jumlah murid maupun penambahan guru, harus dibarengi dengan kekuatan sistem.
Di sinilah transformasi dimulai. Fokus yang awalnya sekadar pencapaian pribadi, mulai bergeser menjadi peran sebagai tim arsitek sekolah. Tantangan utama yang dihadapi adalah menciptakan stabilitas kelembagaan. Para pemangku kepentingan (stakeholder) baik dari internal maupun eksternal tentu membutuhkan sistem yang tertata rapi. Visi sekolah mendorong tim untuk terus berupaya menghilangkan potensi krisis saat terjadi pergantian posisi.
Yang terpikir adalah "Bukan ganti pemimpin, ganti aturan dan bukan ganti guru, ganti kebijakan." Tantangan inilah yang memacu kami merumuskan sistem sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tentunya sistem yang fleksibel dan
tidak kaku namun secara esensi tetap kokoh.
Agak rumit mungkin, tapi tidak ada yang tidak mungkin bila dikerjakan dengan prinsip
kebermanfaatan. Sistem ini akan menjadi acuan dalam pelaksanaan seluruh aktivitas di sekolah.
Sistem di mana bukan sekadar dokumen tertulis, tetapi pedoman kerja universal yang mengatur setiap gerak langkah di sekolah.
Lebih lanjut, untuk memastikan sistem manajemen yang kokoh dan berfungsi dengan
baik, kami berupaya agar dalam pelaksanaan tidak berbasis suasana hati. Oleh karena itu, sebuah tindikator keberhasilan yang terukur mutlak diperlukan.
Langkah ini diwujudkan melalui perumusan goals yang terukur di sekolah. Pendekatan ini sangat efektif menurut kami, karena akan membantu menjamin kualitas sekolah dengan adanya standar kerja yang terukur di semua lini.
Pencapaian di tahun ini, adalah meletakkan pondasi untuk memastikan keberlangsungan sekolah dan bukan ketergantungan. Hal inilah yang mendasari kami merumuskan sekaligus menyusun Prosedur Operasional Sistem (POS) yang detil untuk menguatkan sistem manajemen.
Kami mulai dari POS Kepegawaian. Sebagai contoh Panduan teknis Guru dan Tenaga
Kependidikan (GTK) NUFI. Bagaimana memastikan alur kerja mulai dari menganalisa
kebutuhan dan standarisasi GTK yang kompeten, POS pendampingan GTK baru, peningkatan kualitas GTK dan seterusnya. Tentu disesuaikan dengan karakteristik sekolah yang mengacu kepada peraturan kepegawaian NUFI yang tiap tahun sebelum ajaran baru dimulai sudah diupdate sesuai perkembangan.
Harapannya dengan adanya POS ini, GTK tidak tumbuh dari perintah atau pun hadiah.
Namun sebuah kepercayaan atau tugas yang diberikan oleh pimpinan akan dilaksanakan sesuai prosedur yang ada. Pimpinan tidak menuntun terus menerus melainkan pimpinan memberi ruang untuk berinovasi. Panduan POS ini menjadikan GTK lebih nyaman dan puas bekerja di NUFI.
Sistem ini juga memastikan bahwa GTK menjalankan amanah sesuai tugas dan tanggung jawab yang diberikan. Terinspirasi sebuah prinsip bahwa Good design drive good behaviors. Bad design drive bad behavior. Prinsip dalam manajemen ini mengingatkan kita bahwa perilaku seseorang
seringkali merupakan hasil dari bagaimana sistem atau aturan dalam POS itu dirancang.
Bukan semata-mata karena diri seseorang itu sendiri. Maka mendesain ulang lingkungan kerja akan membantu proses perubahan perilaku diri seseorang. Dengan mendesain POS dengan baik, jelas dan gampang diakses maka akan mendorong perilaku yang baik untuk seluruh GTK di sekolah.
Dalam menyusun POS Kepegawaian, kami menggunakan pendekatan Design Thinking.
Pertama empathize. Pada tahap ini, kami melakukan pendekatan kepada GTK. Mendengarkan harapan dan keresahan melalui observasi, wawancara, dan survei kepuasan.
Artinya secara lebih mendalam kita melihat dari perspektif GTK. Kedua, define yaitu menentukan inti masalah. Pada tahap ini data yang sudah didapatkan
dari hasil observasi atau wawancara diolah, dianalisa dan ditentukan inti permasalahan. Apa saja poin masalah dari guru, atau apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Contoh tentang ijin tidak masuk. Misalnya inti permasalahannya adalah guru bingung cara menyampaikan cepat, tepat dan tidak membebani orang lain. Sekolah juga membutuhkan kepastian agar tugas guru bisa didelegasikan kepada yang lain atau kegiatan belajar mengajar tidak terganggu ketika ada yang ijin tidak masuk.
Sehingga prosedur lebih sederhana.
Tahap ketiga adalah ideation yaitu mengumpulkan ide untuk menyelesaikan permasalahan atau solusi kreatif untuk menyeimbangkan empati dan kedisiplinan. Ide yang didapatdideskripsikan dengan detil dan jelas. Misalnya izin melalui whatsapp di hari H. Di sekolah tim siap untuk menggantikan guru yang tidak masuk, dan sebagainya.
Tahap keempat yaitu prototype yaitu membuat alur yang manusiawi dan bisa dilaksanakan dengan fleksibel. Dan langkah terakhir yaitu test yaitu menguji kelayakan POS selama periode tertentu untuk memastikan bahwa POS dapat diterapkan dalam keseharian.
Alhamdulillah meski jauh dari sempurna, panduan POS dapat dijalankan di seluruh unit
mulai dari Daycare, KB, TK, SD dan SMP Nufi. Ini adalah proses berkelanjutan yang akan terus
di-update demi menjaga napas visi misi sekolah. Wallahu alam.